Documentos da Importação – O que é Proforma Invoice?

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O que é a Proforma Invoice? Na China Gate, explicamos em detalhes

Você sabe como funciona a Proforma invoice? Este é o documento da importação mais básico, e de suma importância para o começo da negociação. Na verdade, para qualquer procedimento de importação comercial começa neste documento.

É bem provável que você já tenha ouvido falar deste documento, mas ainda não sabia de sua importância. Ou já o conhece, porém, sem tantos detalhes. Vamos te explicar tudo em detalhes, para que faça importações com muito mais segurança.

O que é o Proforma Invoice entre os documentos da importação?

Existem vários documentos importantes para importação comercial, especialmente vindas da China. A maior parte deles são obrigatórios – eventualmente, falaremos de todos eles aqui no China Gate. Hoje, vamos focar no primeiro deles, e um dos mais importantes como já mencionamos acima. 

Também chamado de Fatura Proforma, basicamente é a formalização do pedido de importação. Sabe todos aqueles produtos nos quais negociou até o momento por Skype, WeChat, Alibaba, e tantos outros? Através dele, você transforma todos esses dados em um documento oficial, cuja emissão servirá de base para os demais procedimentos de envio desses insumos.

Pela descrição do documento, ele não seria diferente de uma nota fiscal, certo? Mais ou menos. O Proforma Invoice, mais do que formalizar, ele traz alguns aspectos que vão garantir uma negociação de sucesso para o seu negócio, entre outros fatores que vou detalhar abaixo.

A importância do Proforma Invoice

Podemos listar três importantes motivos para ter um documento devidamente preenchido:

  • profissionalismo nas negociações;
  • é a base para fazer o custeio;
  • é a base para fazer o pagamento.

Cada um desses tópicos tem sua importância na mesma medida, e vale a pena entendê-los para uma negociação mais consciente.

Profissionalismo nas negociações

Todos os detalhes que envolvem a negociação com os comerciantes chineses podem e devem ser formalizados em Proforma. Isso vai desde valores por quantidade de produtos negociados, até a embalagem, o aluguel de espaço no contêiner, qual o meio de transporte, aplicação de etiquetas ou não… 

São diversos detalhes ainda mensurados na fase de negociação. Contudo, uma vez concluída, todas essas informações devem ser organizadas de maneira correta no Proforma Invoice. É a maneira que você diz ao negociante na China que pode-se avançar para a próxima etapa das aquisições, como definir valores de recebimento na Alfândega ou contâiner.

É a base para fazer o custeio

Com a Proforma Invoice, você tem uma base mais sólida de valores para terminar a negociação, e talvez até conseguir melhores valores antes de fechar a compra. Nesse ponto, é bem comum recebermos nas nossas redes sociais perguntas sobre os preços de cada produto na China.

Para facilitar esse ponto nas suas negociatas, temos planilhas gratuitas aqui na China Gate, com uma relação de valores que vão ajudá-lo a fazer os valores corretos com o importador. Nos nossos cursos, também explico em detalhes como orçar esses produtos da maneira correta.

O fato é que, com a Proforma Invoice, você tem um documento com todas as informações discriminadas para definir o custeio final da importação.

Neste documento, devem constar as seguintes informações.

  • Descrição dos produtos. Com ele, fazemos a classificação fiscal, o que determina os impostos, e se tem algum tipo específico de Licença de Importação.
  • Quantidade e custo unitário.
  • Pesagem e Cubagem. Este, depois da descrição dos produtos, é de suma importância para a importação. É através dessas informações que são feitos os custos de frete e armazenagem.
  • Valor total. Considere todas as taxas mencionadas acima, e outras, para determinar o valor final.
  • Incoterm. Inclui as categorias de preço oferecidas pelo fornecedor, como FOB, CIF, Exwords, se o frete é pago ou a pagar, etc.

Quando você pede o documento para o fornecedor na China, ele te oferece tudo corretamente, garantindo profissionalismo e diminuição de tempo útil para reunir todas as informações.

É a base para fazer o pagamento

É bem simples: sem a Proforma Invoice, não tem como fazer o pagamento. Isso vale tanto para o seu banco de relacionamento, como para a corretora de câmbio. O documento deve ser devidamente preenchido, e formalizado como tal.

Como redigir a Proforma Invoice?

A Proforma Invoice funciona como um documento oficial, e segue uma série de diretrizes estabelecidas pela Convenção de Genebra. Nela, devem constar as seguintes informações.

  • Dados de importador. Informações essenciais (Nome, CNPJ, Endereço… Isso vale mesmo para quem é MEI). 
  • Dados do Fornecedor. 
  • Canal Bancário onde serão preenchidos as informações de pagamento.

A documentação também é necessária para que o importador, lá na China, comece todo o procedimento para enviar seu pedido. A maior parte dos trades pedem um adiantamento que pode chegar até 30% do valor total, e você não consegue fazê-lo sem o documento devidamente preenchido e encaminhado.

Para importações abaixo de US$ 3000, algo comum em transações de pequeno porte, é possível realizar o pagamento dentro do Alibaba. Isso não anula a Proforma Invoice, porém: ela apenas é transformada em Comercial Invoice, outro documento que falaremos depois.

Para transações acima desse valor, e mesmo para importações simplificadas, a Proforma é obrigatória.

Onde fazer este documento?

Falamos até aqui da importância, como é feita, e como você passa credibilidade com o pedido da Proforma Invoice. E caso não tenha se atentado ainda, fique tranquilo: você pede pelo documento ao fornecedor, e ele se responsabiliza em enviar corretamente com tudo que foi decidido.

Ele pode ser feito tanto em Word como em Excel. Quando ele enviar para você, basta apenas revisar as informações, confirmá-las para gerar um PDF carimbado, e está tudo certo para fazer o pagamento e dar sequência a importação. Sem complicações, tudo pelo computador.

Como realizar o custeio?

Novamente, sem mistérios. Para fazer o pagamento corretamente, basta que o documento esteja assinado e carimbado pelo fornecedor para que o banco possa receber os valores. Não tem problema se o arquivo chegar digitalizado, desde que esteja com as assinaturas conforme pedido.

Este é o primeiro passo para garantir as melhores negociações com a China. A China Gate oferece um curso completo para que comece a importar o quanto antes. Estes são processos que pedem por atenção para garantir com os melhores custos e segurança.

Além disso, também oferecemos uma consultoria completa para que novos importadores façam o procedimento de maneira igualmente eficiente. Confira nossos links, um forte abraço, e até o próximo artigo.

Se você precisa de ajuda para fazer sua importação, clique aqui e entre em contato com a gente.