Como emitir a nota fiscal da sua importação?

Uma das maiores dúvidas de todo importador, inclusive daqueles mais experientes, é a de como emitir a nota fiscal da sua importação de forma correta.

Como sabemos, importar é um processo de várias etapas e com muitos detalhes. E a parte documental, sem dúvidas, pode dar uma dor de cabeça se você não estiver preparado, pois legislação exige muitos documentos para realizar uma importação e entre eles está a nota fiscal por importação.

Mas quem é o responsável por emitir esta nota fiscal? O que você deve preencher e declarar? Como obter as informações para a emissão?

Foi pensando nessas dúvidas que elaboramos este guia completo sobre este assunto, para te deixar despreocupado na hora de importar da China, sem medo do leão da Receita Federal.

Vamos lá.

O que é a nota fiscal de importação?

Antes de mais nada, vamos explicar o que é este documento tão falado e qual sua importância no processo de importação do seu produto.

A nota fiscal de entrada por importação é um documento emitido pelo importador, ou seja, pela empresa que comprou o produto no exterior que tem como objetivo formalizar a importação para que a mercadoria possa ser incluída em seu estoque.

É ela que formaliza a entrada dos produtos na sua empresa para que eles possam ser comercializados posteriormente ou serem usados como matéria prima.

Então é a nota fiscal de entrada que diz ao fisco quais produtos foram importados e quais os impostos foram recolhidos. Isso nos mostra que é importante você saber que a nota de importação sempre tem como base a “Declaração de Importação” registrada na Receita Federal.

Portanto, toda operação de compra no exterior, deverá ter uma nota fiscal emitida.

Se você é importador, deverá emitir sua nota antes de uma transportadora retirar a sua carga no porto ou aeroporto, logo após a liberação pela Receita Federal após o desembaraço aduaneiro.

Quem deve emitir a nota fiscal de importação?

Estamos acostumados com notas fiscais em nosso dia a dia: quando compramos um produto, seja em uma loja física ou pela internet, o vendedor/site emite uma nota fiscal de saída que nos é entregue junto com a mercadoria.

Note que é uma nota de saída porque sai do estoque do vendedor.

Na importação, porém, o processo é um pouco diferente, uma vez que o exportador não é obrigado a emitir uma nota.

Na realidade, quando você importa da China ou de qualquer outro país, o fornecedor nem sabe o que é uma nota fiscal brasileira.

Portanto, é obrigação do importador emitir a nota fiscal de entrada da importação para sua regularização em território nacional.

Dependendo do seu estado, você só conseguirá retirar o seu produto do porto e lançar em seu estoque depois que a nota fiscal de entrada for emitida.

Dessa forma, sabendo agora que a obrigação é sua, importador, vamos ver o que é necessário para emitir a nota fiscal.

Documentos necessários para emitir a nota fiscal por importação

Como foi dito anteriormente, o fornecedor não vai enviar nenhuma nota fiscal para o importador. O que ele vai te enviar são dois documentos: a proforma invoice e a commercial invoice, que são documentos internacionais.

Estes documentos, preenchidos corretamente e assinados, fornecem os dados para a Declaração de Importação (DI), que é o documento que contém todos os dados sobre o produto que está sendo importado.

O despachante envia essa DI para Receita Federal quando os produtos chegam ao Brasil.

Com as informações da DI, que poderá ser impressa ou por download em um arquivo .XML, você, importador, já poderá emitir sua nota fiscal.

Alguns despachantes aduaneiros emitem o que chamamos de “Espelho da nota fiscal”, que é uma planilha que contém todos os dados para gerar a nota fiscal e ajuda na hora da emissão da nota.

Então, em posse de todos os documentos, chegou a hora de você emitir a nota fiscal.

Como emitir a nota fiscal?

Logo depois da conferência da DI ou do documento espelho, você deverá ir até o sistema ERP de sua empresa, que você já utiliza no seu dia a dia e emitir a nota fiscal de entrada por importação.

Você deverá preencher todas as informações de acordo com a DI, pois qualquer divergência pode acarretar complicações na sua contabilidade.

Independentemente da origem do exportador, você deverá emitir a sua nota fiscal de importação em português e os valores em reais (R$).

É necessário também descrever todos os itens da importação e suas quantidades.

Para a formação do custo unitário de cada item, você deverá lançar o custo final por item, que é o custo do produto, somado com todas as despesas e impostos. O rateio das despesas para cada produto geralmente é feito com base no peso de cada ítem.

Esse é o mesmo critério utilizado no sistema da Receita Federal para emitir a DI – Declaração de importação.

E o tal do CFOP?

Outro ponto importante que você deverá se atentar é ao Código Fiscal de Operações (CFOP).

Esse número identifica a natureza do produto importado e a operação realizada. Ele é composto por 4 dígitos e todo processo de importação tem seu código iniciado com o dígito 3.

Os códigos de CFOPs mais comuns são:

3.101 – Compra para industrialização.
3.102 – Compra para comercialização.
3.126 – Compra para a prestação de serviço.
3.127 – Compra para utilização sob o regime de drawback.
3.551 – Compra para ativo imobilizado.
3.556 – Compra para uso ou consumo.
3.949 – Outra entrada não especificada.

Após todo o preenchimento, você deverá colocar o certificado digital e validar a nota.

Por fim, restará apenas imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que deverá acompanhar o produto até o consumidor final.

Se sua empresa estiver enquadrada como MEI (Microempreendedor Individual), você também precisará emitir a nota fiscal de entrada. No entanto, como os MEIs não estão obrigados a emitir nota fiscal em todas as ocasiões, fique atento: se seu estado não permite que MEIs emitam notas fiscais de venda, você não conseguirá emitir uma nota fiscal de entrada por importação. Assim, você precisará conversar com a Secretaria de Fazenda do seu Estado ou do Município.