A importação empresarial para revenda envolve diversas etapas, negociações e documentos. Por isso, quem deseja importar com segurança, legalidade e lucro precisa estar ciente das etapas e dos documentos para não ter surpresas. E um dos documentos mais importantes é a Proforma Invoice ou Fatura Pro Forma.
Neste artigo, você vai entender o que é a Proforma Invoice, para que ela serve, quando utilizar, quais informações devem constar, qual a diferença para a Commercial Invoice e por que esse documento é essencial para calcular custos e evitar problemas na importação em 2026.
Então, se você já importa ou pretende importar em breve este conteúdo é obrigatório para você.
O que é Proforma Invoice?
A Proforma Invoice, também chamada de Fatura Proforma, é o documento que formaliza a intenção de compra e venda em uma operação de comércio exterior.
Na prática, ela funciona como uma proposta comercial detalhada, emitida pelo exportador (fornecedor), antes de qualquer pagamento ou embarque.
Diferente de uma simples cotação por e-mail ou tabela de preços, a Proforma Invoice reúne todas as condições acordadas daquela negociação específica, como valores, quantidades, prazos, forma de pagamento e condições logísticas.
Assim, a Proforma Invoice não é apenas um orçamento. Ela é também o documento base da importação, usado para validar e planejar a operação, calcular os custos, além de autorizar os pagamentos.
A Proforma Invoice é o primeiro documento obrigatório de todo processo de importação.
Para que serve a Proforma Invoice na importação?
A Proforma Invoice serve como pilar de toda a importação. É a partir dela que o importador consegue transformar uma ideia de importar em uma operação lucrativa.
Sem a Proforma Invoice, o importador é como se fosse uma navegador sem bússola: não tem clareza para onde está indo.
De forma prática, este documento é utilizado para formalizar o acordo entre o importador brasileiro e o exportador chinês (ou de outro país).
Além disso, ela contém todas as informações necessárias para você calcular os custos totais da sua importação e analisar a viabilidade financeira da operação.
É este documento que vai trazer todas as informações necessárias para a simulação de custos. Sem ele, não é possível determinar se a operação será lucrativa ou não.
A Proforma Invoice também é importante para o fechamento do câmbio e comprovar todos os valores negociados. Assim, ela funciona como documento de referência para demonstrar o que foi combinado entre as partes.
Portanto, quem ignora ou trata a Proforma Invoice como algo simples corre sérios riscos financeiros e operacionais.
A Proforma Invoice gera obrigação de pagamento?
Uma vez que o documento foi emitido, ele gera obrigação de pagamento para o importador?
A resposta é não e isso é um ponto fundamental para entender mais sobre essa fatura.
A Proforma Invoice não possui valor fiscal, contábil ou jurídico. Ela não gera obrigação automática de pagamento, nem caracteriza faturamento.
Assim, você pode solicitar ajustes no documento, negociar preços, corrigir dados e até mesmo rejeitar a proposta.
Somente após a aprovação da Proforma Invoice é que o importador autoriza o fornecedor a seguir com a produção ou separação da mercadoria. Após o aceite, portanto, é que a operação avança e você começa a ter obrigação do pagamento.
Quais informações devem constar em uma Proforma Invoice?
Não existe um modelo oficial único para a Proforma Invoice. No entanto, para que ela seja válida e cumpra sua função, alguns dados são indispensáveis. Entre os dados que precisam conter nesta fatura, estão:
- Data de emissão
- Dados do exportador (nome, endereço e contatos)
- Dados do importador (nome, endereço e CNPJ)
- Descrição detalhada da mercadoria
- Quantidade e unidade de medida
- Valor unitário e valor total
- Moeda da negociação
- Incoterm aplicado – Termos Internacionais de Comércio (EXW, FOB, CIF, etc.)
- Modalidade de transporte (aéreo ou marítimo)
- Local de embarque e destino
- Peso líquido e peso bruto
- Tipo de embalagem e quantidade de volumes
- Prazo de produção e entrega
- Forma e condição de pagamento
- HS Code (classificação fiscal internacional)
- Campo para assinatura ou aceite das partes
Quanto mais detalhada estiver a Proforma Invoice, menor o risco de erros, atrasos e problemas no desembaraço aduaneiro. Cabe ao importador revisar as informações e assinar para validá-la e assim iniciar, de fato, sua importação.
Diferença entre Proforma Invoice e Commercial Invoice
Agora que você já entendeu o que a Fatura Proforma, é preciso entender a diferença que ela possui para outro documento importante da importação: a Commercial Invoice (Fatura Comercial). Apesar dos nomes parecidos, elas não são a mesma coisa.
A Proforma é um documento inicial, que possui o caráter de proposta para formalizar o acordo entre as partes e como vimos, não gera obrigação fiscal.
Já a Commercial Invoice é um documento que confirma a transação e possui valor fiscal, gerando obrigação de pagamento. Ela é emitida após a aprovação da Proforma.
Assim, a Commercial Invoice traz informações finais e definitivas da mercadoria embarcada, como números de lote, série e dados exatos para fiscalização.
Outro ponto importante a ser ressaltado é que por mais que tanto a Proforma como a Commercial Invoice possuam informações detalhadas, elas não servem como Nota Fiscal para a entrada no produto no Brasil. É dever do importador emitir esta nota ao término do desembaraço aduaneiro para que a carga possa seguir até seu endereço e ser revendida.
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