O que é e para que serve a Proforma Invoice?

A importação empresarial é um processo que envolve várias etapas e documentos, que devem ser seguidos e preenchidos de maneira correta e ágil. Por isso, o importador precisa conhecer bem todos os eles para não ter dor de cabeça. E um dos mais importantes é a Proforma Invoice.

Iremos te mostrar neste artigo o que é a Proforma Invoice e retirar uma série de dúvidas a respeito deste documento, para que você faça as suas operações com mais confiança e segurança.

O que é a Proforma Invoice?

A Proforma Invoice, também chamada de Fatura Proforma, é o primeiro documento de uma importação e registra e formaliza a compra e venda de uma mercadoria ou serviço. É como um pedido de compras, por exemplo.

Ela é emitida pelo fabricante ou fornecedor e pode ser considerada como uma proposta, ou mesmo um orçamento de boa fé e deve ser assinada tanto pelo importador. O importador, por sua vez, pode aprovar ou reprovar o documento. Assim, ela deve ser emitida antes do fechamento da importação e antes de qualquer pagamento.

Resumidamente, ela vai detalhar a quantidade, valores e as características dos produtos envolvidos na negociação. É com ela que você vai poder calcular os custos de sua importação.

É importante frisar, no entanto, que por ter um caráter orçamentário, ela não gera obrigação de pagamento e nem questão fiscal. O importador pode rejeitá-la ou solicitar uma correção, sem custo nenhum.

Qual a importância deste documento?

Diante deste cenário, então, qual a importância deste documento?

A Proforma Invoice é muito importante pois com ela, como dissemos, você pode calcular os custos de sua operação, antes de finalizar sua compra.

Além disso, ela serve como formalização da intenção de compra e com isso todas os próximos passos são amparados e realizados tendo como base essa fatura. Assim, ele evita transtornos e alguma ação de má-fé de ambas as partes. Por isso, sua emissão é feita antes de qualquer acordo, que será determinado com base nas informações na Proforma.

Caso exista qualquer problema futuro com a importação, será este documento a ser utilizado para provar qual era o acordo entre ambas as partes.

Uma vez aprovada, o importador dá o sinal para o fornecedor prosseguir com o pedido. Será também por meio dela que o importador poderá realizar pagamentos antecipados e solicitar alguns benefícios fiscais caso tenha direito.

A maioria dos fornecedores chineses exigem uma entrada de 30% para a produção do pedido e isso é feito com base na Proforma Invoice, por isso é necessário estar atento a ela e todas as informações.

O que deve constar na Proforma Invoice

Como foi dito, o responsável pelo preenchimento e emissão da Proforma Invoice é o exportador, que deve efetuá-la, preferencialmente, em papel timbrado de sua empresa. O importador, então, deve conferir os dados e informações e aprovar ou rejeitar a proposta.

Geralmente as Proformas são emitidas em inglês, como padrão. Mas ela também pode ser emitida no idioma do comprador, para facilitar a compreensão. No entanto, essa opção é mais difícil de acontecer, pois geralmente os chineses não conhecem muito do português e as transações comerciais são feitas sempre em inglês.

Não existe um modelo oficial ou pré-definido para a emissão deste documento. No entanto, alguns itens são imprescindíveis e obrigatórios para que a Proforma Invoice cumpra todos as suas funções e registrar as intenções de compra e venda e toda a operação. Confira alguns destes dados:

1. Data da emissão do documento
2. Dados do exportador e do importador (nome e endereço completos de ambos. Deverá ter o CNPJ do importador também)
3. Descrição completa dos itens comercializados (quantidade, preço unitário, valor total, medidas, etc)
4. Tipo de transporte a ser utilizado
5. Previsão e local de embarque e desembarque
6. Incoterms (Termos Internacionais de Comércio) para liberação da importação e exportação
7. Peso líquido (do produto) e peso total (produto e embalagem)
8. Tipo de embalagem
9. Forma de pagamento
10. HS Code (Código Internacional de oito dígitos específico de cada tipo de produto)
11. Local para assinatura do emissor do documento e também do importador

O importador deverá fornecer algumas informações para que o fornecedor possa emitir este documento de forma correta.

Não existe um padrão para a emissão da Proforma e ela pode ser feita tanto em Word, como em uma planilha no Excel, e gerada em formato PDF. Cabe ao importador revisar as informações e assinar para validá-la e assim iniciar, de fato, sua importação.

Não confundir com a Commercial Invoice

Uma vez que as informações foram validadas pelo importador e ele devolveu assinada para o fabricante lá na China, o seu pedido vai começar a ser preparado.

Após isso, o importador deverá então, solicitar junto ao seu fornecedor um outro documento, baseado nas informações da sua Proforma Invoice: é a Commercial Invoice. Apesar dos nomes parecidos, você não deve confundir os dois.

Enquanto a Proforma tem caráter de proposta entre as partes, com informações sobre os produtos e acordo entre as partes, a Commercial é como uma é um documento internacional oficial que traz informações mais específicas sobre a importação, como número de lote ou número de série, por exemplo, que são dados que permitem a identificação para o importador e para a Receita Federal.

É a Commercial Invoice que traz, em detalhes, todas as obrigações combinadas, entre ambas as partes e confirma que a operação foi feita. Assim, ela também é emitida em inglês e deve estar de acordo com a legislação do país. Diferente da Proforma, a Commercial Invoice já obriga o importador aos pagamentos junto ao fornecedor.

É importante lembrar que, por mais que a Commercial Invoice seja bem detalhada, ela não serve como nota fiscal de entrada do seu produto. É dever do importador emitir esta nota e você pode encontrar um tutorial completo sobre isso clicando aqui.

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