Se está querendo importar produtos da China de forma legal e lucrativa, para precisa entender como funciona a nota fiscal de importação.
Muitos empresários focam apenas na pesquisa do fornecedor, na compra do produto e no transporte, mas esquecem que a regularização fiscal é uma etapa obrigatória na importação. Sem a etapa de desembaraço na aduana brasileira, você não consegue receber e vender seus produtos no Brasil.
Neste artigo, você vai entender o que é a nota fiscal de importação, como emitir corretamente e quais cuidados tomar para evitar problemas com a Receita Federal em 2026.
O que é a nota fiscal de importação?
A nota fiscal de importação é o documento que formaliza a entrada de produtos estrangeiros no estoque da sua empresa. Pela legislação, o importador é equiparado ao produtor nacional e por isso, assim como o produtor precisa emitir a nota de seus produtos, o importador também necessita.
Só que diferente das compras nacionais, onde o vendedor emite a nota, na importação a responsabilidade é do comprador e não do fornecedor internacional. Ou seja, você, importador, precisa emitir a nota fiscal de entrada.
Na prática, a nota fiscal de importação comprova que a mercadoria foi importada de forma legal, com todos os impostos devidamente recolhidos. Além disso, ela registra todas as informações da operação, como valores, produtos e tributos.
Esse documento também permite que você comercialize os produtos no Brasil sem riscos fiscais. Sem ele, sua operação fica irregular e você corre risco de multas e autuações.
Por isso, a nota fiscal de importação não é apenas uma obrigação. Ela é parte essencial da sua estrutura como empresa importadora.
Por que a nota fiscal de importação é obrigatória?
A legislação brasileira exige que toda mercadoria importada seja registrada fiscalmente. A nota fiscal de importação cumpre exatamente esse papel. Ela informa ao Fisco que a operação foi realizada de forma legal, os impostos foram pagos corretamente e os produtos estão aptos para comercialização
Além disso, ela permite o controle da entrada de mercadorias no país e evita práticas ilegais, como subfaturamento ou a importação de produtos proibidos.
Se você não emitir esse documento, sua empresa pode sofrer consequências sérias:
- Multas elevadas
- Retenção de mercadorias
- Problemas com fiscalização
- Bloqueio de operações futuras
Portanto, emitir a nota fiscal não é opcional. É uma etapa obrigatória para qualquer empresa que deseja importar com segurança e legalidade.
Quem deve emitir a nota fiscal de importação?
Ao contrário do que muitos pensam, o fornecedor estrangeiro não emite nota fiscal brasileira. Ele nem sabe dessa obrigação. A função dele é vender, entregar os produtos e os documentos para você preparar o embarque e envio ao Brasil.
Entre esses documentos, estão Proforma Invoice e Commercial Invoice, por exemplo. Mas esses documentos não substituem a nota fiscal de importação.
A responsabilidade de emissão é sempre do importador, ou seja, da empresa brasileira que está recebendo a mercadoria aqui no Brasil.
Isso vale para todos os tipos de empresa, incluindo: MEI, microempresa e empresas de médio e grande porte
Você só consegue retirar sua carga do porto ou aeroporto após emitir a nota fiscal de entrada. Por isso, você deve se preparar com antecedência para esta etapa e não travar sua operação.
O que é necessário para emitir a nota fiscal?
Para emitir a nota fiscal de importação corretamente, você precisa reunir os dados da sua operação.
As principais informações vêm da Declaração de Importação (DI) ou da DUIMP, que está substituindo a DI de forma gradual.
Esses documentos trazem:
- Dados do importador
- Informações do fornecedor
- Descrição dos produtos
- Valores da operação
- Impostos incidentes
Além disso, você também utiliza dados de documentos internacionais, como:
- Commercial Invoice
- Conhecimento de embarque (BL ou AWB)
Com essas informações, você consegue preencher a nota fiscal com precisão.
A tendência para 2026 é que a DUIMP simplifique ainda mais esse processo, integrando dados fiscais e aduaneiros em um único sistema.
Quais informações devem constar na nota fiscal de importação?
A nota fiscal precisa conter dados completos e consistentes. Ela deve incluir:
- Dados do importador (Razão social, CNPJ e endereço da empresa)
- Descrição dos produtos (Nome, NCM, quantidade, peso e características detalhadas)
- Valores da operação – Valor CIF (produto + frete + seguro) e custo unitário
- Tributos (II, IPI, ICMS, PIS e COFINS)
- CFOP (Código que identifica a natureza da operação)
- Referências da importação (Número da DI ou DUIMP e dados do embarque)
Todos esses dados devem estar alinhados com os documentos oficiais. Qualquer divergência pode gerar problemas com a fiscalização e atrasos na sua importação.
Como emitir a nota fiscal de importação na prática
O processo de emissão é mais simples do que parece, mas exige atenção.
Primeiro, você recebe a DI ou DUIMP após o registro da importação.
Depois, você acessa o sistema ERP da sua empresa e preenche a nota fiscal com base nesses dados.
Em seguida, você confere todas as informações, calcula corretamente os impostos e valida com seu certificado digital.
Por fim, você gera o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha a mercadoria.
O uso de um ERP facilita muito esse processo e reduz erros operacionais.
Cuidados ao emitir a nota fiscal de importação
Na hora de emitir a sua nota fiscal, precisa tratar essa etapa com máxima atenção. Erros comuns e que parecem bobos, podem gerar prejuízos enorme ao seu negócio. Qualquer divergência mínima é o suficiente para seu processo ser parado até a regularização.
Para evitar problemas:
- Revise todos os dados: compare a nota com a DI ou DUIMP antes de validar
- Calcule corretamente os impostos: inclua todos os custos envolvidos na importação
- Mantenha consistência nas informações: evite divergências entre documentos
- Acompanhe a legislação: regras fiscais podem mudar com o tempo
- Conte com suporte especializado: isso reduz erros e aumenta sua segurança
Esses cuidados garantem que sua importação seja concluída sem bloqueios ou penalidades que podem inviabilizar sua operação.
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